Шрифт
Source Sans Pro
Размер шрифта
18
Цвет фона
Система Любищева. Хронометраж
Даниил Гранин был лично знаком с выдающимся русским биологом Александром Александровичем Любищевым. Знакомство было не настолько близким, чтобы счесть эти отношения дружбой, но они вели переписку и время от времени встречались. Поэтому, когда Любищев умер, писатель не только принял участие в вечере памяти Любищева, но и стал одним из выступающих.
Когда Гранин слушал выступления коллег, друзей и близких знакомых Любищева, его не покидало странное ощущение. Создавалось впечатление, будто каждый выступающий говорил о другом человеке, будто Любищевых было несколько десятков. Все они были разными людьми, и все существенно отличались от того Любищева, с которым был знаком Гранин.
Эта загадка, заданная самой жизнью, заинтриговала писателя. Чтобы понять, кем же на самом деле был Любищев, он поехал к его вдове и изучил архив покойного, чтобы написать о нем статью. Позднее оказалось, что рамками статьи ограничиться не удастся, – и Гранин написал целую книгу.
Архив Любищева был огромен и в высшей степени систематизирован. Значительную его часть составляли странные записи, на первый взгляд казавшиеся зашифрованными. Разобравшись в них, Гранин понял, что Любищев постоянно отслеживал, как использует свое время. Итогом каждого дня было результирующее «5,5 ч. осн. раб., 4 ч. вспом. раб.» или «9,5 ч. осн. раб., 0,5 ч. вспом. раб.». За каждую неделю выводились итоговые показатели с подробным анализом. Каждый месяц использование времени за прошедший месяц анализировалось в деталях и планировался бюджет использования времени на следующий месяц. Ежегодный бюджет планируемого использования времени на следующий год был чрезвычайно подробен и занимал много страниц. Данные сохранились за десятки лет.
Такой механистический подход к собственной жизни вызвал в Гранине некоторое неодобрение, граничившее с неприязнью. Но когда он подробнее проанализировал итоговые показатели из отчетов Любищева об использованном времени, к этому примешалась еще и зависть.
Оказалось, что за один и тот же год (Гранин сравнивал себя – а он вел достаточно интересную и насыщенную жизнь – и Любищева примерно в том же возрасте) биолог успевал не только много и успешно работать. Не только! За то же время он прочитывал в несколько раз больше книг, чем Гранин. В несколько раз чаще посещал театры. Значительно чаще ходил в туристические походы. Интенсивнее выступал на научных конференциях. При этом Любищев имел колоссальный круг общения и поддерживал со своими друзьями и знакомыми обширную переписку. Что же до научной деятельности Любищева, то она была уникальной. В конечном счете по ключевым направлениям своих исследований он на десятки лет опередил современную ему науку.
Получалось, что за один день своей жизни Любищев проживал два-три «обычных» дня (если сравнивать с тем же Граниным). Как ему это удавалось? Тщательно проанализировав архив Любищева и пообщавшись со многими хорошо знавшими его людьми, Гранин получил ответ на этот вопрос.
Еще в молодости Александр Александрович Любищев поставил перед собой глобальную цель – разработать периодическую систему биологических элементов, подобную периодической системе Менделеева.
Подсчитанное им количество времени, необходимое для достижения этой цели, существенно превосходило среднюю продолжительность человеческой жизни. И перед ним встала чисто практическая задача: как повысить эффективность использования времени настолько, чтобы успеть за одну жизнь сделать то, на что обычно требуется несколько жизней?
Чтобы разобраться, как и на что расходуется время, и выяснить, как повысить эффективность его использования, Любищев стал вести хронометраж. Через какое-то время ученый понял: то, что он использовал для диагностики, и есть лекарство. Постоянное ведение хронометража позволило выработать особое чувство времени, благодаря которому Любищев в какой-то мере смог управлять самим течением времени.
Давайте обратимся к Вашему личному опыту. Наверное, Вы можете вспомнить моменты, когда ход времени резко замедлялся и Вы проживали весьма насыщенный событиями период за очень небольшой промежуток времени. Казалось, Вы прожили если не всю жизнь, то как минимум значительную ее часть. С Вами случилось что-то чрезвычайно важное… Но смотрите на часы: от начала до конца всех событий прошло лишь несколько часов, а то и несколько десятков минут. Именно такой невероятно насыщенный час описан в рассказе О'Генри «Один час полной жизни». Это пример «медленного» времени, когда за небольшой отрезок времени происходит очень многое.
Но бывает и наоборот. Прошел год, а Вы не можете вспомнить, что же по-настоящему важного произошло за этот год? Вроде жизнь как-то текла, но ничего ключевого не приходит на ум. А ведь целый год Вашей жизни остался в прошлом! Это пример «быстрого» времени, когда оно ускоряется и может пролетать с невероятной скоростью. К сожалению, без особой пользы или существенных результатов.
Принцип, по которому работает система Любищева, довольно прост. Прежде всего нужно начать вести хронометраж использования времени, чтобы постепенно выработать в себе чувство времени. Для этого не менее шести недель следует просто вести хронометраж, ничего не предпринимая для изменения своих привычек, связанных с использованием времени. В результате наступает состояние, когда Вы начинаете чувствовать физический дискомфорт – особое «сосущее» или «тянущее» чувство, когда время расходуется неэффективно. Позже Ваше чувство времени усиливается. Вы начинаете различать «медленное» и «быстрое» время и чувствовать, когда Ваше субъективное время «ускоряется». С этого момента Вы можете нарабатывать опыт управления временем, то есть учиться так воздействовать на него, чтобы оно «замедлилось». Например, один из моих любимых методов «замедления» времени – короткий дневной сон.
Ваша цель – по максимуму находиться в состоянии «медленного» времени и «тормозить» его каждый раз, когда оно начинает «ускоряться». Эффект очевиден: если Вы в основном находитесь в состоянии «медленного» времени, когда огромное количество дел и событий происходит за небольшой интервал объективного времени, то каждый час и каждый день успеваете сделать и прожить во много раз больше. В конечном счете Вы можете ежедневно проживать 2–3 «обычных» дня, как это делал Любищев. И как делает большинство тех, кто освоил данную технологию и использует ее для управления собственным временем. Параллельно можно применять результаты хронометража для более эффективного планирования времени и снижения временных затрат на непроизводительную нагрузку.
Однако все же приоритетными остаются ведение хронометража и выработка чувства времени, тогда как анализ и планирование вторичны. Главное, чтобы Вы научились чувствовать «медленное» и «быстрое» время и «притормаживать» время. А также необходимо чувствовать, когда время начинает расходоваться неэффективно, и уметь очень быстро выходить из этого состояния.
В основу системы управления временем Любищев положил постоянное ведение хронометража, дополненное пятью ключевыми принципами.
1. Я не имею обязательных поручений.
2. Не беру срочных поручений.
3. В случае утомления сейчас же прекращаю работу и отдыхаю.
4. Сплю много, часов десять.
5. Комбинирую утомительные занятия с приятными.
Кстати, насколько необходимо постоянно вести хронометраж? Для кого-то это важно. А для кого-то ведение хронометража будет временным этапом жизни. Я сам вел хронометраж несколько лет, а потом приостановил этот процесс. В то же время я вряд ли когда-нибудь решусь отказаться от текущего контроля за личными финансами.
Г. С. Альтшуллер, основатель движения ТРИЗ, писал по этому поводу следующее.
…Перестал я вести учет, когда увидел, что уже не надо записывать, я просто чувствую движение времени, выработалось такое качество. Знаю, сколько «стоит» та или иная работа. Чувствую полезную загруженность времени, и если она мала – это воспринимается как состояние физического дискомфорта…
Сам я познакомился с системой Любищева и начал вести хронометраж благодаря статье Глеба Архангельского «Хронометраж: система персонального управленческого учета», вошедшей в его книгу «Организация времени» (ИД «Питер», 2008).
Вот как описывает Глеб последовательность действий по внедрению системы управления временем на основе хронометража.
Итак, Ваши практические действия:
1. Распечатать нарисованную в Word табличку или просто взять чистую бумагу и начать учет своего времени. Без напряжения и попыток сразу что-то менять.
(При этом не надо забывать, что задача первых недель хронометража – просто посмотреть на себя в зеркало, не предпринимая никаких активных действий. Даже если физиономия в зеркале очень непрезентабельная! – К. Б.)
2. Фиксировать каждые 30–40 минут расходы времени с точностью до 5 минут. Если необходимость это делать забывается – не удивляться и начинать учет с того момента, в который вспомнилось.
(Если листок хронометража лежит у Вас под рукой, проще всего делать очередную запись, как только закончено предыдущее дело и Вы приступаете к следующему. – К. Б.)
3. Сразу или через 1–2 недели начать создание собственной аналитики. Совершать с ее помощью «ковровые бомбардировки» всего личного времени в течение 4–6 недель. Разрабатывать залежи времени, изгонять воров, налаживать учет и контроль.
(В моем случае – об этом я расскажу ниже – я сразу привязал хронометраж к максимизации времени на достижение целей «А», то есть на выполнение дел «А»). Так что основа для аналитики у меня имелась с самого начала ведения хронометража. Однако те, кто еще не сформулировал свои цели «А» и не составил Декларацию жизненных целей, лишены этой возможности. – К. Б.)
4. Когда «вестибулярный аппарат» начнет работать уверенно и четко, начать «чистку» аналитики и создание экономной системы персонального управленческого учета.
5. С помощью определения информации по Уотермену совершать «точечные удары» по участкам, требующим повышения эффективности.
(Думаю, здесь интуитивно понятно, что имеется в виду. Для более точного понимания, что и как делать, рекомендую прочитать полную версию статьи. – К. Б.)
6. Присоединиться к тайм-менеджерскому сообществу сайта http:// www.improvement.ru, чтобы делиться любым недоумением, сомнением, вопросом, советом, опытом с людьми, которые не только учат организации времени, но и сами делают.
7. Находить все новые и новые резервы эффективности и радоваться жизни, которой стало больше, потому что стало больше времени, которое и есть – жизнь.
Думаю, Вам станет понятнее, как организовать систему управления временем на основе хронометража, если я расскажу об этом на примере собственного опыта.
Толчком к внедрению этой системы стала именно статья Глеба Архангельского, которую мне дали прочитать друзья. В тот же день я разработал форму хронометража, распечатал запас листочков с этой формой на несколько недель и начал вести хронометраж.
Физически таблица хронометража представляет собой лист формата А5 (на одном листе формата А4 можно распечатать сразу две такие таблицы). Она должна всегда находиться у Вас под рукой. Например, лежать на рабочем столе или между листами ежедневника. Одна таблица – один лист – один день.
Я расскажу о таблице хронометража, которую разработал для себя самого. Она в первую очередь предназначалась для анализа удовлетворенности использованием времени с точки зрения достижения целей «А» и выполнения дел «А». Вы можете разработать свою форму таблицы хронометража, которая будет отражать Ваши приоритеты при анализе эффективности использования времени.
Журнал учета времени ____ / ____ /201 __ г.
ФОРМА ХРОНОМЕТРАЖА
КПД:
общий _____%,
по делам «А» _____%.
Времени:
всего _______ часов,
эффективного _______ часов,
по делам «А» _____ часов.
Как заполняется таблица? Завершив очередное дело и приступив к следующему, Вы сразу вносите очередную запись в таблицу хронометража. Другой вариант: можно каждые час-два фиксировать все, что Вы сделали за время, прошедшее после предыдущего заполнения таблицы. Точность заполнения таблицы – 5 минут. То есть начало и конец каждого дела привязываются к 0, 5, 10, 15-й минуте часа и т. д. Дела продолжительностью менее 5 минут не учитываются. Либо несколько таких мелких дел объединяются в более крупный блок.
Вот как может выглядеть фрагмент заполненной таблицы хронометража.
В первых двух колонках фиксируются начало и конец временного интервала, в течение которого выполнялось очередное дело (с точностью до 5 минут). В последнюю графу – «Вид работы, примечания» – вписывается, что именно делалось. Часто используются стандартные обозначения. Например, «трансфер» для меня означает любой переезд с места на место, во время которого ничего особо полезного сделать не удалось. Если же я по дороге читал полезную книгу («Иной путь» Эрнандо де Сото), запишу «Трансфер + книга де Сото».
Теперь вносим количество минут, потраченных на очередное дело, в одну из четырех граф в соответствии с полезностью использования времени. Если время было использовано на одно из дел «А» и в этот интервал мы вкалывали с полной отдачей, выбираем графу «Дела "А": × 100%». В нашем примере в этой графе оказалась разработка Плана развития компании. Важные дела, не относящиеся напрямую к реализации целей «А», оказываются в графе «× 100%». Сюда же относится время, выделенное на поиск информации, необходимой для реализации дел «А». Многие серьезные дела нельзя начинать без предварительного сбора и обработки информации. Однако сбор информации – это еще не начало конкретных действий.
Если Ваше время пошло на выполнение неотложных и существенных дел, которые было необходимо сделать, но нет ощущения, что время израсходовано с максимальной пользой, впишите минуты в графу «× 50%». Если же вообще нет существенной связи между очередным делом и достижением целей (или другой существенной пользой для Вас), выберите графу «× 0%».
Один интервал времени может быть распределен и между несколькими колонками. Так, в нашем примере 40 минут, потраченные на обратную дорогу после переговоров с клиентом, распределены между двумя колонками. 20 минут, в которые удалось прочитать часть книги де Сото, оказались в колонке «× 100%». Остальное время – в колонке «× 0%».
Итоги распределения времени за день сперва можно подсчитывать ежедневно. А потом – раз в неделю. Сначала в строке «Итого» суммируются минуты по четырем колонкам: «× 0%», «× 50%», «× 100%» и «Дела "А": × 100%». Справа в той же строке – в графе «Вид работы, примечания» – вписывается итоговое время за день (в минутах), которое мы контролировали с помощью хронометража.
Теперь заполняем следующую строку – «С учетом коэффициента:». Итоговое значение в колонке «× 0%» в этой строке всегда будет равно нулю – его не вносим. В колонку «× 50%» вписываем половину от итогового значения, которое записано выше в строке «Итого».
В колонки «× 100%» и «Дела "А": × 100%» вписываем те же итоговые значения, что и в строке «Итого», без изменений. Складываем значения из колонок «× 50%», «× 100%» и «Дела "А": × 100%» и вписываем результат справа – в графе «Вид работы, примечание».
Теперь пришло время подсчитать остальные итоговые значения.
☼ «КПД: общий» (в процентах). Делим сумму минут за день с учетом коэффициента (находится справа в строке «С учетом коэффициента») на общее количество минут за день (находится справа в строке «Итого:»).
☼ «КПД по делам "А"» (в процентах). Делим сумму минут по делам «А» за день (берем из строки «Итого») на общее количество минут за день (находится справа в строке «Итого»).
☼ «Времени: всего» (в часах). Делим общее количество минут за день (находится справа в строке «Итого») на 60 (поскольку в часе 60 минут). Результат записываем с точностью до десятых долей часа.
☼ «Времени всего: эффективного» (в часах). Делим сумму минут за день с учетом коэффициента (находится справа в строке «С учетом коэффициента») на 60.
☼ «Времени по делам "А"» (в часах). Делим сумму минут по делам «А» за день (берем из строки «Итого») на 60.
Для меня основным результирующим параметром в учете было количество часов, ежедневно и еженедельно потраченных на дела «А».
Первое, что Вы должны сделать, приступив к ведению хронометража, – разработать (или взять в готовом виде) форму хронометража и напечатать достаточный запас этих форм. Ваша следующая задача – ежедневно вести хронометраж на протяжении не менее чем 6–8 недель и регулярно сводить результаты хронометража. Для этого Вы, скорее всего, сделаете форму в Excel.
Учтите, что на начальном этапе ведения хронометража Вы не должны ничего предпринимать, чтобы повысить эффективность использования времени. Напоминаю: Ваша цель – выработать в себе чувство времени. Научиться различать «медленное» и «быстрое» время. Чувствовать, когда время ускоряется, и научиться его «притормаживать». Только таким образом Вы сможете, переведя основную часть своей жизни в режим «медленного» времени, ежедневно проживать 2–3 «обычных» дня. Косметические меры, направленные на повышение эффективности использования времени, даже близко не дадут такого результата.
Вот результаты первых дней, когда я вел хронометраж.
Во время болезни я прочитал книгу Даниила Гранина «Эта странная жизнь» и довольно быстро понял ключевую ошибку, которую допустил при ведении хронометража. Дело в том, что я вел хронометраж только на работе и учитывал эффективность использования только рабочего времени. Но ведь Любищев, герой Гранина, использовал хронометраж в качестве Системы всей своей жизни! И учитывал в хронометраже не рабочее, а все свое время!
Хуже того. Оказалось, что за этим стояло фатальное неявное ограничение, которое прежде оказывало колоссальное влияние на мою жизнь. Дело в том, что я почему-то ограничивал выполнение дел «А» только рабочим временем. Включая личные дела «А», выполнять которые в рабочее время, помимо всего прочего, не очень удобно. Все остальное время я мог общаться с семьей и друзьями, читать книги… Но не выполнять дела «А»! Откуда возникло это ограничение, понять не могу. Зато ясно, что оно серьезно ограничивало мои возможности по достижению целей «А». Я обнаружил и убрал данное ограничение только благодаря тому, что начал вести хронометраж.
Так что сразу после выздоровления я начал вести хронометраж по-другому – с утра (когда просыпался) и до того момента, когда ложился спать. И дела «А» я с этого момента стал выполнять в любое подходящее время. Результаты оказались весьма ощутимыми. Вот, к примеру, итоги моего хронометража за первые три недели декабря 2003 года.
В дальнейшем, когда я в большей степени развил в себе чувство времени и умение «притормаживать» время, мне удалось дополнительно повысить количество часов в неделю, выделяемых на дела «А». В некоторые наиболее удачные в этом отношении недели на дела «А» тратилось до 60–70 часов. А рекорд – 81,4 часа в неделю, выделенных на дела «А». Вы спросите, как вообще можно жить в таком режиме? Поделюсь собственным опытом. Максимум времени занимаешься делами «А». Переключаешься между разными делами «А», чтобы разнообразить загрузку. Много спишь: ночной сон ежедневно 9–10 часов плюс один-два коротких дневных сна. Помимо дел «А» и сна, несколько раз в неделю – хорошее, качественное общение с друзьями и близкими. А все остальные дела безжалостно изгоняются из расписания. Неудивительно, что в 2005 году, к которому относятся эти рекорды, я в определенный момент выполнил все поставленные перед собою ключевые цели на год. И оказался перед серьезной проблемой: срочно нужно было понять, придумать и сформулировать новые ключевые цели взамен выполненных! Уверяю: если Вам нужны по-настоящему серьезные и достойные цели, а не что-нибудь для галочки, найти их не так-то легко!
Вернемся к ведению хронометража. После начального периода в 6–8 недель Вы уже можете прилагать серьезные усилия, чтобы повысить эффективность использования своего времени. Главное здесь – воспитание в себе чувства времени и совершенствование умения «притормаживать» время. Однако и другие приемы могут оказаться полезными. Например, я устанавливаю часы на 5 минут вперед – это явно помогает своевременно приезжать на назначенные встречи, а также минимизирует вероятность опоздания на самолеты и поезда. Вообще-то, с пунктуальностью у меня дело швах.
Вместе с тем Вы должны твердо понимать: ничто не обеспечит Вам такую эффективность использования времени и такую насыщенную жизнь, как система хронометража.
В конце концов, речь идет о том, что Вы, словно по мановению волшебной палочки, можете увеличить продолжительность своей жизни в 2–3 раза. Неужели это не стоит того, чтобы немедленно распечатать несколько листов с таблицами и начать вести хронометраж?
ПРИМЕЧАНИЕ
Если Вы не хотите сами рисовать на компьютере форму хронометража и предпочитаете получить ее в готовом виде, то можете прислать соответствующий запрос по электронной почте. Информация о том, как сделать такой запрос, содержится в главе «Инвестиции и финансовая свобода».
